OSALLISTUMISEHDOT – AUTONTUOJAT & KERHOT 2025

NÄYTTELYTOIMISTO JA RAKENTAMINEN

  • Näyttelytoimisto avataan ja rakentaminen alkaa perjantaina 19.9.2025 klo 10.00.

  • Rakentaminen tapahtuu perjantaina klo 10.00–21.00.

  • Ajoneuvojen tulee olla sisällä viimeistään klo 20.00, ja osastojen on oltava valmiina klo 21.00 mennessä.

TAPAHTUMAPAIKKA JA AUKIOLOAJAT

Loimua- ja Säästöpankki Areena, Härkätie 17 B, 13130 Hämeenlinna

  • Lauantai 20.9. klo 10.00–18.00

  • Sunnuntai 21.9. klo 10.00–16.00

  • Näytteilleasettajat pääsevät halliin:

    • Lauantaina klo 8.00 alkaen

    • Sunnuntaina klo 9.00 alkaen

  • Lauantaina järjestetään cruising, joka starttaa harrasteparkki-alueelta klo 18.00.

KULKULUVAT & RANNEKKEET

  • Ajoneuvon tuoja saa 2 viikonlopun sisäänpääsyranneketta / auto.

  • Ranneke toimii kulkulupana. Kaulapassit jaetaan tapahtumassa, mutta ne eivät ole kulkulupia.

  • Ranneketta ei saa myydä edelleen.

  • Lisärannekkeita on mahdollista ostaa paikan päällä hintaan 35 € / ranneke (sisältää pääsyn koko viikonlopuksi).

Kerhojen lisärannekkeet:

  • 1 auto osastolla = 1 lisäranneke (yhteensä 3)

  • 2 autoa osastolla = 2 lisäranneketta

  • 3 autoa osastolla = 3 lisäranneketta

  • 4 autoa osastolla = 5 lisäranneketta

Lisärannekkeet luovutetaan kerhovastaavalle.

Kerhoilla on oikeus myydä osastollaan omia kerhotuotteitaan. Muu myynti on kielletty ilman järjestäjän lupaa.

SOMISTUS

  • Suosittelemme autojen ja näyttelyalueen somistamista (esim. matot, taustat, esittelykyltit, rekvisiitta).

  • Somistus ei ole pakollista, mutta se parantaa osaston ilmettä ja yleisökokemusta.

SIISTEYS JA JÄTTEET

  • Jokainen vastaa oman alueensa siisteydestä.

  • Jätteet ja pakkaukset on vietävä niille osoitettuihin paikkoihin.

  • Järjestäjällä on oikeus laskuttaa ylimääräisistä siivouskuluista, jos paikka jätetään siivoamatta.

PURKU

  • Purku alkaa sunnuntaina 21.9. klo 16.00, kun näyttely on suljettu yleisöltä.

  • Ajoneuvoja ei saa poistaa hallista ennen järjestäjän lupaa ja ilmoittamaa järjestystä.

  • Kaikkien ajoneuvojen ja rakenteiden on poistuttava hallista sunnuntaina klo 21.00 mennessä.

TURVALLISUUS

  • Ajoneuvojen akkunavat on irrotettava näyttelyn ajaksi.

  • Polttoainetankissa saa olla vain minimimäärä polttoainetta (suositus 1–3 litraa).

  • Avaimet on poistettava virtalukosta.

  • Ajoneuvojen käynnistäminen näyttelyn aikana ilman järjestäjän lupaa on kielletty.

VARTIOINTI JA VAKUUTUKSET

  • Järjestäjä vastaa yleisestä vartioinnista alueella, mutta ei yksittäisten autojen tai esineiden katoamisesta tai vaurioitumisesta.

  • Näyttelyyn liittyvien tavaroiden tai esitteiden vastaanottamisesta vastaa aina näytteilleasettaja.

  • Ajoneuvon tuojan vastuulla on huolehtia omasta vakuutusturvastaan. Suosittelemme matkavakuutusta sekä tarvittavat autovakuutukset.

  • Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, josta vakuutusehtojen mukaisesti korvataan järjestäjän toiminnasta aiheutuneet vahingot, joista vakuutuksenottaja on korvausvastuussa.

  • Näytteilleasettajan tai sen alihankkijan laitteista, asennuksista tai rakenteista aiheutuvia vahinkoja järjestäjän vakuutus ei korvaa. 

  • Mikäli osastoa rakentaa yritys, on yrityksellä oltava toiminnan vastuuvakuutus ja tästä tulee esittää kirjallinen todistus.

SÄHKÖTYÖT

  • Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta.

  • Näytteilleasettaja tilaa tarvitsemansa sähkön ja asennustyöt erikseen.

  • Näytteilleasettajalla ei ole lupaa tehdä sähkötöitä tai kytkeä sähköjä itse.

PALOTURVALLISUUS

  • Jos osastolle tulee teltta tai katos, se on varustettava palovaroittimella ja 6 kg alkusammutuspullolla.

  • Ajoneuvoista on irrotettava akkunavat ja polttoainetta saa olla vain minimimäärä.

YLEISET MÄÄRÄYKSET

  • Kiinnittäminen hallin rakenteisiin (seiniin, pilareihin, kattoon) on kielletty.

  • Osallistuja vastaa itse aiheuttamistaan vahingoista hallin rakenteille tai muille osastoille.

  • Flyereiden jakaminen on sallittu vain omalla osastolla.

  • Kaikenlainen muu markkinointi ilman järjestäjän lupaa on kielletty.

  • Järjestäjällä on oikeus käyttää tapahtumassa otettuja kuvia ja videoita markkinoinnissa ilman erillistä korvausta.

  • Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän lupaa voi johtaa osaston sulkemiseen tai lisäkustannuksiin.

  • Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, ellei muuta sovita. Sopimus- ja lainsäädäntöpaikkana on Vantaa.

FORCE MAJEURE

Järjestäjä pidättää oikeuden peruuttaa tai siirtää tapahtuman toiseen ajankohtaan tai paikkaan, mikäli se ei ole mahdollista voittamattomien esteiden vuoksi. Mikäli tapahtuma perutaan viranomaismääräyksen tai muun ylivoimaisen esteen vuoksi, järjestäjällä ei ole korvausvelvollisuutta. Jos tapahtuma siirretään, osallistujille annetaan mahdollisuus peruuttaa osallistuminen ilman kuluja, mikäli uusi ajankohta ei ole sopiva.