OSALLISTUMISEHDOT – AUTONTUOJAT & KERHOT 2026
NÄYTTELYTOIMISTO JA RAKENTAMINEN
Näyttelytoimisto avataan ja rakentaminen alkaa perjantaina 5.6.2026 klo 10.00.
Rakentaminen tapahtuu perjantaina klo 10.00–21.00.
Ajoneuvojen tulee olla sisällä viimeistään klo 20.00 mennessä, ja osastojen tulee olla valmiina klo 21.00 mennessä.
TAPAHTUMAPAIKKA JA AUKIOLOAJAT
Säästöpankki Areena
Härkätie 17 B, 13130 Hämeenlinna
Tapahtuma on avoinna yleisölle:
- Lauantaina 6.6.2026 klo 10.00–18.00
- Sunnuntaina 7.6.2026 klo 10.00–16.00
Näytteilleasettajat pääsevät halliin:
- Lauantaina klo 8.00 alkaen
- Sunnuntaina klo 9.00 alkaen
Lauantaina järjestetään Hämpton Cruising, joka starttaa tapahtuma-alueen harrasteparkista tapahtuman päätyttyä.
KULKULUVAT & RANNEKKEET
Ajoneuvon tuoja saa kaksi (2) viikonlopun sisäänpääsyranneketta / ajoneuvo.
Ranneke toimii tapahtuman kulkulupana. Mahdolliset kaulapassit ovat tunnisteita eivätkä oikeuta sisäänpääsyyn ilman ranneketta.
Rannekkeita ei saa myydä tai luovuttaa edelleen.
Lisärannekkeita on mahdollista ostaa tapahtuman INFO-pisteeltä tapahtuman aikana.
Kerhojen lisärannekkeet määräytyvät osastolla olevien autojen määrän mukaan:
- 1 auto = 1 lisäranneke
- 2 autoa = 2 lisäranneketta
- 3 autoa = 3 lisäranneketta
- 4 autoa = 5 lisäranneketta
Lisärannekkeet luovutetaan kerhovastaavalle.
Kerhoilla on oikeus myydä omalla osastollaan omia kerhotuotteitaan. Kaikki muu kaupallinen myynti edellyttää järjestäjän erillistä hyväksyntää.
SOMISTUS
Suosittelemme autojen ja osastojen somistamista tapahtuman henkeen sopivalla nostalgia-, custom- tai hot rod -teemalla.
Esimerkiksi matot, esittelykyltit, rekvisiitta, aikakauteen sopivat somisteet ja taustat parantavat osaston näyttävyyttä ja yleisökokemusta.
Hallin pohjana toimii vihreä tekonurmikenttä.
Somistus ei ole pakollista, mutta hyvin toteutettu kokonaisuus huomioidaan tapahtuman tunnelmassa ja mahdollisissa palkinnoissa.
SIISTEYS JA JÄTTEET
Jokainen osallistuja vastaa oman osastonsa ja alueensa siisteydestä koko tapahtuman ajan.
Jätteet, pahvit, pakkaukset ja muut materiaalit tulee toimittaa niille osoitettuihin jäte- ja kierrätyspisteisiin.
Järjestäjällä on oikeus veloittaa ylimääräiset siivous- tai jätekulut osallistujalta, mikäli osasto jätetään epäsiistiin kuntoon.
PURKU
Purku alkaa sunnuntaina 7.6.2026 klo 16.00, kun tapahtuma on suljettu yleisöltä.
Ajoneuvoja tai rakenteita ei saa poistaa hallista ennen järjestäjän lupaa ja ohjeistettua purkujärjestystä.
Kaikkien ajoneuvojen, rakenteiden ja materiaalien tulee olla poistettuina hallista sunnuntaina klo 21.00 mennessä.
TURVALLISUUS
Ajoneuvojen akunnavat tulee irrottaa näyttelyn ajaksi.
Polttoainetta saa olla ajoneuvossa vain välttämätön määrä. Suositeltu määrä on noin 1–3 litraa.
Ajoneuvojen avaimia ei saa jättää virtalukkoon.
Ajoneuvojen käynnistäminen tapahtuman aikana ilman järjestäjän lupaa on kielletty.
Järjestäjällä on oikeus puuttua turvallisuutta vaarantavaan toimintaan välittömästi.
VARTIOINTI JA VAKUUTUKSET
Järjestäjä vastaa tapahtuma-alueen yleisestä vartioinnista tapahtuman aikana.
Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa yksittäisten ajoneuvojen, tavaroiden, rakenteiden tai muun omaisuuden katoamisesta, rikkoutumisesta tai vahingoittumisesta.
Näyttelyyn liittyvien tuotteiden, materiaalien tai lähetysten vastaanottamisesta vastaa aina osallistuja itse.
Ajoneuvon tuoja tai kerho vastaa omasta vakuutusturvastaan. Suosittelemme voimassa olevaa ajoneuvo-, omaisuus- ja matkavakuutusta.
Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, joka korvaa vakuutusehtojen mukaisesti järjestäjän toiminnasta aiheutuneet vahingot, joista järjestäjä on korvausvastuussa.
Näytteilleasettajan, alihankkijan tai teknisten ratkaisujen toimittajan laitteista, asennuksista tai rakenteista aiheutuvia vahinkoja ei korvata järjestäjän vakuutuksesta.
Mikäli osaston rakentamisesta vastaa yritys, tulee sillä olla voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on pyydettäessä esitettävä järjestäjälle.
SÄHKÖTYÖT
Järjestäjä vastaa tapahtuma-alueen yleisvalaistuksesta.
Osallistuja tilaa tarvitsemansa sähköt ja mahdolliset sähköasennukset erikseen järjestäjän ohjeiden mukaisesti.
Osallistujalla ei ole oikeutta tehdä sähkötöitä tai sähköasennuksia itse ilman järjestäjän hyväksyntää.
PALOTURVALLISUUS
Mikäli osastolla käytetään telttaa, katosta tai muuta vastaavaa rakennetta, tulee siinä olla voimassa olevien määräysten mukainen palovaroitin sekä vähintään 6 kg:n käsisammutin.
Ajoneuvoista tulee irrottaa akunnavat, ja polttoainetta saa olla vain välttämätön määrä.
Kaikkien osastolla käytettävien materiaalien tulee täyttää voimassa olevat paloturvallisuusmääräykset.
YLEISET MÄÄRÄYKSET
Kiinnittäminen hallin rakenteisiin, kuten seiniin, pilareihin, kattoon tai muihin kiinteisiin rakenteisiin, on kielletty ilman järjestäjän lupaa.
Osallistuja vastaa itse aiheuttamistaan vahingoista tapahtumapaikan rakenteille, muille osastoille tai kolmansille osapuolille.
Flyereiden ja muun markkinointimateriaalin jakaminen on sallittua vain omalla osastolla.
Kaikenlainen muu markkinointi tai kaupallinen näkyvyys ilman järjestäjän erillistä hyväksyntää on kielletty.
Järjestäjällä on oikeus käyttää tapahtumassa otettuja kuvia ja videoita tapahtuman markkinoinnissa ilman erillistä korvausta.
Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän hyväksyntää voi johtaa osaston sulkemiseen tai lisäkustannuksiin.
Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvotteluteitse. Mikäli sopimukseen ei päästä, ratkaistaan riidat Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa Suomen lain mukaisesti.
FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää oikeuden siirtää tai peruuttaa tapahtuman ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi.
Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan esimerkiksi viranomaismääräykset, pandemia, tulipalo, lakko, sota, luonnonkatastrofi tai muu vastaava tapahtuma, johon järjestäjä ei voi vaikuttaa.
Mikäli tapahtuma joudutaan peruuttamaan tai siirtämään järjestäjästä riippumattomista syistä, järjestäjä ei ole velvollinen korvaamaan osallistujille mahdollisesti aiheutuneita välillisiä tai välittömiä kustannuksia.
Jos tapahtuma siirretään uuteen ajankohtaan, osallistujille tarjotaan mahdollisuus siirtää osallistumisensa uuteen ajankohtaan tai peruuttaa osallistuminen ilman lisäkuluja, mikäli uusi ajankohta ei ole osallistujalle sopiva.