TIETOA AJONEUVONTUOJILLE

NÄYTTELYTOIMISTO JA RAKENTAMINEN

Näyttelytoimisto avataan ja näyttelyn rakentaminen alkaa perjantaina 19. syyskuuta 2025 klo 10.00.

TAPAHTUMAPAIKKA JA AUKIOLOAJAT

Loimua Areena, Härkätie 17 B, 13130 Hämeenlinna

Rakentaminen tapahtuu perjantaina 19. syyskuuta klo 10.00–22.00. Ajoneuvojen tulee olla sisällä viimeistään klo 20.00 mennessä, ja osastojen on oltava valmiit klo 21.00 mennessä.

Näytteilleasettajat pääsevät tapahtumaan:

  • lauantaina klo 8.00 alkaen

  • sunnuntaina klo 9.00 alkaen

Tapahtuma on avoinna yleisölle:

  • lauantaina 20.9. klo 10.00–18.00

  • sunnuntaina 21.9. klo 10.00–16.00

Lauantaina järjestetään cruising, joka starttaa Areenan harrasteparkki-alueelta klo 18.00.

PAIKAN VAHVISTAMINEN

Osallistuaksesi näyttelyyn tarjoa autosi esille. Näyttelyjärjestäjä pidättää oikeuden hyväksyä, sijoittaa varapaikalle tai hylätä ilmoittautumisen.

Ilmoittautuminen on sitova vasta, kun näyttelyn järjestäjä on lähettänyt kirjallisen vahvistuksen ajoneuvosi ilmoittautumisesta. Osallistuminen on maksutonta.

Jos et pääse osallistumaan tapahtumaan, peruuta paikka kirjallisesti esim. sähköpostitse. 

AUTON TUONTI JA NOUTO

Voit tuoda autosi paikalle perjantaina 19. syyskuuta klo 10.00–20.00. Auton tulee olla näyttelyn sisällä ja sille varatussa paikassa klo 21.00 mennessä.

Autoa saa käynnistää ja viedä pois osastolta vasta sunnuntaina, kun näyttely on virallisesti päättynyt. Autoja ei saa käynnistellä tapahtuman aikana.

Ajoneuvo tulee viedä pois näyttelyalueelta heti purun alkaessa sunnuntaina klo 16.00. Purku tapahtuu järjestyksessä ja annettujen ohjeiden mukaan. Ajoneuvojen tulee olla pois halleista kello 18:00 mennessä.

Osastolla olevassa autossa tulee olla mahdollisimman vähän polttoainetta, päävirta pois päältä tai akkujohto irrotettuna koko tapahtuman ajan. Huolehdi tarvittaessa autosi alle sijoitettavasta imeytysmatosta mahdollisten vuotojen varalta. Ota avain pois virtalukosta ja säilytä se tallessa.

SÄHKÖ

Jos autosi tarvitsee sähköä, tilaa se etukäteen riittävän ajoissa. Järjestäjä kattaa sähkökulut osallistujan puolesta.

Sähkö on tarkoitettu esimerkiksi auton erikoisvalaistukseen, osastolle tulevan näytön tai muiden osaston koristeiden tarvitsemille sähkölaitteille. Älä tilaa sähköä turhaan, sillä jokainen sähkökytkentä aiheuttaa kustannuksia järjestäjälle.

Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksista aiheutuvista vahingoista eikä näytteilleasettajan sähkölaitteisiin kohdistuvista vioista.

TRAILERIT

Trailereiden, raskaan kaluston tai mahdollisen toisen auton tulee olla tapahtuman aikana niille erikseen varatuilla paikoilla. Järjestäjä ei vastaa trailerien ja muiden ajoneuvojen turvallisuudesta säilytyksen aikana. Trailerit tulee lukita säilytyksen ajaksi. Traileria ei saa tuoda tapahtumapaikalle ennen kuin tapahtuma on virallisesti päättynyt.

AUTON PESU

Näyttelypaikalla on ajoneuvojen pesupaikka, jossa auton omistajat voivat pestä ajoneuvonsa jonotusjärjestyksessä. Pese autosi nopeasti ja siirry kuivaamaan se muualle.

Voit nopeuttaa prosessia suorittamalla peruspesun autollesi jo kotona. Huolehdi siitä, että pesualue pysyy siistinä käytön jälkeen.

NÄYTTELYOSASTOJEN SIJOITUS

Järjestäjä tekee lopullisen päätöksen ajoneuvojen sijoittelusta.

KULKULUVAT / RANNEKKEET

Jokainen ajoneuvon tuonut henkilö saa kaksi ranneketta, jotka toimivat kulkulupina tapahtuman aikana.

Rannekkeet noudetaan saapuessa näytteilleasettajainfosta. Lisärannekkeita voi ostaa perjantaina näytteilleasettajapalvelusta.

Rannekkeella on pääsy molempiin näyttelypäiviin. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta myydä tapahtuman kutsuja tai kulkulupia eteenpäin.

ASIAKASKUTSULIPUT

Näytteilleasettajat voivat tilata asiakkailleen kertakäyntiin oikeuttavia asiakaskutsulippuja.

Lippu, jossa on kutsujan nimi ja asiakkaan tiedot, oikeuttaa yhteen käyntiin viikonlopun aikana.

Asiakaskutsulippuja voi tilata hintaan 35 euroa 11.9.2025 asti. Hintaan lisätään voimassa oleva arvonlisävero.

  • Minimimäärä tilaukselle: 10 kpl

  • Laskutus perustuu tilattujen lippujen määrään

  • Maksun jälkeen liput postitetaan asiakkaalle

  • Toimituskulu: 8 euroa lisätään laskuun

Lippuja ei saa myydä eteenpäin.

VARTIOINTI

Järjestäjä vastaa yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella, mutta ei ole vastuussa näytteilleasettajien tavaroiden tai rakenteiden vahingoittumisesta tai katoamisesta.

Näyttelyyn liittyvät tavarat tai esitteet vastaanotetaan ja kuittataan aina näytteilleasettajan toimesta.

SOMISTAMINEN

Suosittelemme somistamaan auton näyttämään teemaansa sopivalta. Autosi ympärillä on riittävästi tilaa omille somisteille, matoille tai valoille tms. Ota yhteyttä järjestäjään jos tarvitset lisätietoa tai apua suunnittelun kanssa. Sähköposti hameenlinna@x-treme.fi Somisteita ja mattoja yms. saa edullisesti esim. kirpputoreita. 

Osastolla käytettyjen herkästi syttyvien materiaalien tulee olla palosuojattuja. Palosuojausaineita voi hankkia hyvin varustetuista rautakaupoista.

PALOTURVALLISUUS

Jos osastolla on teltta tai vastaava katostyyppinen rakenne, se tulee varustaa palovaroittimella ja alkusammutuslaitteella.

Suosittelemme sisätilaan hiilidioksidipohjaista alkusammutinta, joka sopii nestepalojen ja sähköpalojen sammuttamiseen aiheuttamatta ympäristöhaittoja.

ÖLJYVUODOT JA SILIKONIN KÄYTTÖ

Jos autosi vuotaa nesteitä (polttoainetta, öljyä tms.), huolehdi riittävästä imeytysmateriaalista autosi alla. JOKAISEN ajoneuvon alla tulee olla imeytysmatto. Siihen käy esim. räsymatto, pahvi tai öljyn imeytykseen hankittu matto. 

Jos käytät silikonia esim. renkaiden kiillotuksessa, varmista ettei silikoni leviä lattialle. Nesteistä ja silikonista aiheutuvat erikoispesut lattiassa aiheuttavat kustannuksia, jotka ajoneuvon tuojan on korvattava.

Hinta määräytyy puhdistettavan alueen mukaan, ja järjestäjä laskuttaa sen jälkikäteen.

VAKUUTUKSET

Järjestäjällä on vastuuvakuutus, joka kattaa vakuutusehtojen mukaisesti ne henkilö- tai esinevahingot, joihin vakuutuksenottaja on korvausvastuussa.

Vastuuvakuutus ei kata näytteilleasettajan tai sen alihankkijan laitteista, asennuksista tai rakenteista aiheutuvia vahinkoja.

Näytteilleasettajien ja teknisten palvelujen tarjoajien on hankittava asianmukaiset vastuu- ja muut vakuutukset tapahtuman ajaksi.

YLEISET MÄÄRÄYKSET

Kaikenlainen materiaalin kiinnittäminen tapahtuma-alueen rakennuksiin, kattoihin, pylväisiin tai seinäelementteihin on ehdottomasti kielletty.

Näytteilleasettaja tai tekninen palvelujen tarjoaja on vastuussa vahingoista, jotka aiheutuvat näistä kiinnityksistä tapahtumapaikan rakennuksille tai asiakkaille.

Poikkeaminen määräyksistä ilman järjestäjän suostumusta voi johtaa osaston sulkemiseen tai lisäkustannuksiin.

Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yksimiehisessä välimiesoikeudessa, jonka osapuolet ovat sopineet, tai ellei näin ole, sovelletaan Vantaan kaupungin lainsäädäntöä.

FORCE MAJEURE

Järjestäjä pidättää oikeuden peruuttaa tapahtuman tai siirtää se toiseen ajankohtaan tai paikkaan, jos se ei voi toteutua suunnitellusti ylivoimaisten esteiden vuoksi.

Jos tapahtuma ei voi toteutua viranomaismääräysten tai muiden järjestäjän hallinnan ulkopuolisten esteiden vuoksi, korvausvelvollisuutta ei ole.

TERVETULOA MUKAAN!