NÄYTTELYTOIMISTO JA RAKENTAMINEN

Näyttelytoimisto avataan ja näyttelyn rakentaminen alkaa perjantaina 5. kesäkuuta 2026 klo 10.00.

TAPAHTUMAPAIKKA JA AUKIOLOAJAT

Säästöpankki Areena
Härkätie 17 B, 13130 Hämeenlinna

Rakentaminen tapahtuu perjantaina 5.6.2026 klo 10.00–21.00.

Ajoneuvojen tulee olla sisällä viimeistään klo 20.00 mennessä, ja osastojen on oltava valmiit klo 21.00 mennessä.

Näytteilleasettajat pääsevät tapahtumaan:

• Lauantaina 6.6.2026 klo 8.00 alkaen
• Sunnuntaina 7.6.2026 klo 9.00 alkaen

Tapahtuma on avoinna yleisölle:

• Lauantaina 6.6.2026 klo 10.00–18.00
• Sunnuntaina 7.6.2026 klo 10.00–16.00

Lauantaina järjestetään Hämpton Cruising, joka starttaa tapahtuma-alueen harrasteparkista tapahtuman päätyttyä.

TAPAHTUMAN OSALLISTUMISEHDOT

Lähettämällä sähköisen osastovarauksen ja saatuasi paikan vahvistuksen sitoudut osallistumaan tapahtumaan sekä noudattamaan näitä osallistumisehtoja, tapahtuma-alueen järjestyssääntöjä sekä muita järjestäjän antamia ohjeita.

Järjestäjällä on oikeus muuttaa osaston kokoa enintään 10 % tai muuttaa osaston sijaintia, mikäli tapahtuman sijoittelu tai toteutus sitä edellyttää. Mahdollisista muutoksista pyritään ilmoittamaan osallistujille mahdollisimman pian. Näistä muutoksista ei makseta korvauksia.

YLEISET EHDOT

Näytteilleasettaja ei saa luovuttaa tai jälleenmyydä osastoaan kolmansille osapuolille. Paikkavaraus koskee yhtä yritystä tai toimijaa per varaus. Mahdollisista yhteisosastoista tulee sopia erikseen järjestäjän kanssa.

Tapahtumassa sallitaan auto-, harraste- ja lifestyle-alaan liittyvien tuotteiden ja palveluiden esittely ja vähittäismyynti.

Ruokamyynti, maistatukset sekä juoma- tai alkoholianniskelu ovat kiellettyjä ilman erillistä kirjallista lupaa.

Toimijoilla, jotka eivät ole ilmoittautuneet tapahtuman virallisiksi näytteilleasettajiksi tai yhteistyökumppaneiksi, ei ole oikeutta harjoittaa markkinointia tai jakaa materiaalia tapahtuma-alueella.

YRITYSTEN MAKSUEHDOT

Osastopaikka vahvistuu, kun näytteilleasettaja saa sähköpostivahvistuksen varauksestaan.

Paikkavaraus astuu voimaan seitsemän (7) päivän kuluttua vahvistuksen vastaanottamisesta ja on tämän jälkeen sitova. Mikäli tapahtumaan on alle 14 päivää, paikka katsotaan sitovasti vahvistetuksi välittömästi vahvistuksen yhteydessä.

Osasto katsotaan lopullisesti vahvistetuksi, kun osallistumismaksu on maksettu kokonaisuudessaan. Kaikki tilausvahvistuksen mukaiset maksut tulee suorittaa järjestäjän ilmoittamien maksuehtojen mukaisesti ennen tapahtuman alkua.

Järjestäjällä on oikeus pidättäytyä rakentamis- tai sisäänpääsyoikeuden myöntämisestä, mikäli maksuja ei ole suoritettu eräpäivään mennessä.

PERUUTUSEHDOT

Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa osallistumisensa maksutta seitsemän (7) arkipäivän sisällä järjestäjän lähettämästä vahvistuksesta.

Peruutus tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti tapahtuman järjestäjälle. Puhelimitse tehtyjä peruutuksia ei hyväksytä. Järjestäjä vahvistaa peruutuksen kirjallisesti.

Tämän jälkeen tehdyistä peruutuksista tai osastopaikan pienentämisistä näytteilleasettaja on velvollinen maksamaan jo erääntyneet maksut.

• Ennen 15.4.2026 tehdyistä peruutuksista veloitetaan 50 % vahvistetusta osallistumismaksusta.
• 15.4.2026 jälkeen tehdyistä peruutuksista järjestäjällä on oikeus periä osallistumismaksu täysimääräisenä.

Peruutuksen jälkeen osastopaikka vapautuu järjestäjän uudelleen myytäväksi tai muuhun käyttöön.

KULKULUVAT

Näytteilleasettajille jaetaan tapahtuman kulkuluvat rakentelun yhteydessä tapahtuman INFO-pisteeltä.

Kulkulupien määrä määräytyy osaston koon mukaan. Rakentajapassi oikeuttaa sisäänpääsyyn rakentelupäivänä perjantaina 5.6.2026.

Osastojen purkaminen on sallittua vasta tapahtuman päättymisen jälkeen järjestäjän ohjeiden mukaisesti.

SÄHKÖTYÖT

Järjestäjä vastaa tapahtuma-alueen yleisvalaistuksesta.

Näytteilleasettaja vastaa tarvitsemiensa sähköjen ja mahdollisten lisäasennusten tilaamisesta ennakkoon järjestäjän ohjeiden mukaisesti.

Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta tehdä sähkötöitä tai sähköasennuksia itse ilman järjestäjän hyväksyntää.

Järjestäjä ei vastaa sähkökatkoista tai näytteilleasettajan omien laitteiden vioista aiheutuvista vahingoista.

PALOTURVALLISUUS

Mikäli osastolla käytetään telttaa tai muuta katosta, tulee siinä olla voimassa olevien määräysten mukainen palovaroitin sekä vähintään 6 kg:n käsisammutin.

Ajoneuvoista tulee irrottaa akun navat tapahtuman ajaksi. Polttoainetta saa olla ajoneuvossa vain välttämätön määrä. Ajoneuvojen avaimia ei saa jättää virtalukkoon tapahtuman ajaksi.

Kaikkien rakenteiden, materiaalien ja somisteiden tulee täyttää voimassa olevat paloturvallisuusmääräykset.

VARTIOINTI

Järjestäjä vastaa tapahtuma-alueen yleisestä järjestyksestä ja vartioinnista tapahtuman aikana.

Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa näytteilleasettajien omaisuuden katoamisesta, rikkoutumisesta tai vahingoittumisesta.

Näytteilleasettaja vastaa itse toimitettujen tuotteiden, rakenteiden ja materiaalien vastaanottamisesta, säilytyksestä ja vakuuttamisesta.

VAKUUTUKSET

Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa vakuutusehtojen mukaisesti järjestäjän toiminnasta aiheutuneet henkilö- ja esinevahingot.

Näytteilleasettajan, alihankkijan tai teknisten ratkaisujen toimittajan laitteista, rakenteista tai toiminnasta aiheutuvia vahinkoja ei korvata järjestäjän vakuutuksesta.

Näytteilleasettajan tulee huolehtia tarvittavista vastuu- ja omaisuusvakuutuksista tapahtuman ajaksi.

Rakentajilla ja teknisten ratkaisujen toimittajilla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on pyydettäessä esitettävä järjestäjälle.

YLEISET MÄÄRÄYKSET

Kaikenlainen kiinnittäminen tapahtumapaikan rakenteisiin, kuten kattoihin, seiniin, pilareihin tai muihin kiinteisiin rakenteisiin, on kielletty ilman tapahtumapaikan ja järjestäjän lupaa.

Näytteilleasettaja vastaa täysimääräisesti kaikista aiheuttamistaan vahingoista tapahtumapaikan rakenteille, henkilöstölle, asiakkaille tai kolmansille osapuolille.

Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän kirjallista hyväksyntää voi johtaa osaston sulkemiseen tai lisäkustannuksiin.

Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvotteluteitse. Mikäli sopimukseen ei päästä, ratkaistaan riidat Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa Suomen lain mukaisesti.

FORCE MAJEURE

Järjestäjä pidättää oikeuden siirtää tai peruuttaa tapahtuman ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi.

Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan esimerkiksi viranomaismääräykset, tulipalo, pandemia, lakko, sota, luonnonkatastrofi tai muu vastaava tapahtuma, johon järjestäjä ei voi vaikuttaa.

Mikäli tapahtuma joudutaan peruuttamaan tai siirtämään järjestäjästä riippumattomista syistä, järjestäjä ei ole velvollinen korvaamaan osallistujille mahdollisesti aiheutuneita välillisiä tai välittömiä kustannuksia.

Jos tapahtuma siirretään uuteen ajankohtaan, osallistujille tarjotaan mahdollisuus siirtää osallistumisensa uuteen ajankohtaan tai peruuttaa osallistuminen ilman lisäkuluja.