TIETOA AJONEUVONTUOJILLE
NÄYTTELYTOIMISTO JA RAKENTAMINEN
Näyttelytoimisto avataan ja näyttelyn rakentaminen alkaa perjantaina 27. syyskuuta 2024 klo 10.00.
TAPAHTUMAPAIKKA JA AUKIOLOAJAT
Loimua Areena, Härkätie 17 B, 13130 Hämeenlinna
Rakentaminen tapahtuu perjantaina 27. syyskuuta klo 10.00–22.00. Ajoneuvojen tulee olla sisällä viimeistään klo 20.00 mennessä, ja osastojen on oltava valmiit perjantaina klo 21.00 mennessä.
Näytteilleasettajat pääsevät tapahtumaan lauantaina klo 8.00 alkaen ja sunnuntaina klo 9.00 alkaen.
Tapahtuma on avoinna lauantaina 28. syyskuuta klo 10.00–18.00 ja sunnuntaina klo 10.00–16.00.
Lauantaina järjestetään cruising, joka starttaa Areenan harrasteparkki-alueelta klo 18.30.
PAIKAN VAHVISTAMINEN
Osallistuaksesi näyttelyyn, tarjoa autosi esille. Näyttelyjärjestäjä pidättää oikeuden hyväksyä, sijoittaa varapaikalle tai hylätä ilmoittautumisen. Ilmoittautuminen on sitova vasta, kun näyttelyn järjestäjä on lähettänyt kirjallisen vahvistuksen ajoneuvosi ilmoittautumisesta. Osallistuminen on maksutonta. Jos et pääse osallistumaan tapahtumaan, peruuta paikka kirjallisesti esim. sähköpostitse. Jos näyttelyjärjestäjälle aiheutuu kuluja ajoneuvosi osallistumisesta ennen peruutusta ja sen jälkeen, olet velvollinen korvaamaan nämä kulut.
AUTON TUONTI JA NOUTO
Voit tuoda autosi paikalle perjantaina 27. syyskuuta klo 10.00–20.00 välisenä aikana. Auton tulee olla näyttelyn sisällä ja sille varatussa paikassa perjantaina klo 21.00 mennessä. Autoa saa käynnistää ja viedä pois osastolta vasta sunnuntaina, kun näyttely on virallisesti päättynyt. Autoja ei saa käynnistellä tapahtuman aikana. Ajoneuvo tulee viedä pois näyttelyalueelta heti purun alkaessa klo 16.00 sunnuntaina. Osastolla olevassa autossa tulee olla mahdollisimman vähän polttoainetta, päävirta pois päältä tai akkujohto irrotettuna koko tapahtuman ajan. Huolehdi myös tarvittaessa autosi alle sijoitettavasta imeytysmatosta mahdollisten vuotojen varalta. Ota avain pois virtalukosta ja säilytä se tallessa.
SÄHKÖ
Jos autosi tarvitsee sähköä, tilaa se etukäteen riittävän ajoissa. Järjestäjä kattaa sähkökulut osallistujan puolesta. Sähkö on tarkoitettu esimerkiksi auton erikoisvalaistukseen, osastolle tulevan näytön tai muiden osaston koristeiden tarvitsemille sähkölaitteille. Älä tilaa sähköä turhaan, sillä jokainen sähkökytkentä aiheuttaa kustannuksia järjestäjälle. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksista aiheutuvista vahingoista eikä näytteilleasettajan sähkölaitteisiin mahdollisesti kohdistuvista vioista tai niiden aiheuttamista vahingoista.
TRAILERIT
Trailereiden, raskaan kaluston tai mahdollisen toisen auton tulee olla tapahtuman aikana niille erikseen varatuilla paikoilla. Järjestäjä ei vastaa trailerien ja muiden ajoneuvojen turvallisuudesta säilytyksen aikana. Trailerit tulee lukita säilytyksen ajaksi. Traileria ei saa tuoda tapahtumapaikalle ennen kuin tapahtuma on virallisesti päättynyt.
AUTON PESU
Näyttelypaikalla on ajoneuvojen pesupaikka, jossa auton omistajat voivat pestä ajoneuvonsa jonotusjärjestyksessä. Pese autosi nopeasti ja siirry kuivaamaan se eri paikkaan. Voit nopeuttaa prosessia suorittamalla peruspesun autollesi jo kotona. Huolehdi siitä, että pesualue pysyy siistinä käytön jälkeen.
NÄYTTELYOSASTOJEN SIJOITUS
Järjestäjä tekee lopullisen päätöksen ajoneuvojen sijoittelusta.
KULKULUVAT/RANNEKKEET
Jokainen ajoneuvon tuonut henkilö saa kaksi ranneketta, jotka toimivat kulkulupina tapahtuman aikana. Rannekkeet noudetaan saapuessa näytteilleasettajainfosta. Lisärannekkeita voi ostaa perjantaina näytteilleasettajapalvelusta. Rannekkeella on pääsy molempiin näyttelypäiviin. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta myydä tapahtuman kutsuja tai kulkulupia eteenpäin.
ASIAKASKUTSULIPUT
Näytteilleasettajat voivat tilata asiakkailleen kertakäyntiin oikeuttavia asiakaskutsulippuja. Lippu, jossa on kutsujan nimi ja asiakkaan tiedot, oikeuttaa yhteen käyntiin viikonlopun aikana. Asiakaskutsulippuja voi tilata hintaan 20 euroa 11.9. asti. Hintaan lisätään voimassa oleva arvonlisävero laskutuksen yhteydessä. Asiakaskutsulippuja ei saa myydä eteenpäin. Minimimäärä tilaukselle on 10 kappaletta. Laskutus perustuu tilattujen lippujen määrään. Maksun suorittamisen jälkeen liput postitetaan asiakkaalle. Toimituskulu 8 euroa lisätään laskun loppusummaan.
VARTIOINTI
Järjestäjä vastaa yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella, mutta ei ole vastuussa näytteilleasettajien tavaroiden tai rakenteiden vahingoittumisesta tai katoamisesta. Näyttelyyn liittyvät tavarat tai esitteet vastaanotetaan ja kuittaataan aina näytteilleasettajan toimesta.
SOMISTAMINEN
Suosittelemme somistamaan auton näyttämään teemaansa sopivalta. Osastolla käytettyjen herkästi syttyvien materiaalien tulee olla palosuojattuja. Palosuojausaineita voi hankkia hyvin varustetuista rautakaupoista.
PALOTURVALLISUUS
Jos osastolla on teltta tai vastaava katostyyppinen rakenne, se tulee varustaa palovaroittimella ja alkusammutuslaitteella. Suosittelemme sisätilaan hiilidioksidipohjaista alkusammutinta, joka sopii nestepalojen ja sähköpalojen sammuttamiseen aiheuttamatta ympäristöhaittoja.
ÖLJYVUODOT JA SILIKONIN KÄYTTÖ
Jos autosi vuotaa nesteitä, kuten polttoainetta tai öljyä, huolehdi riittävästä imeytysmateriaalista autosi alla. Jos käytät silikonia esimerkiksi renkaiden kiillotuksessa, varmista, ettei silikoni leviä lattialle. Nesteistä ja silikonista aiheutuvat erikoispesut lattiassa aiheuttavat kustannuksia, jotka ajoneuvon tuojan on korvattava. Hinta määräytyy puhdistettavan alueen mukaan, ja järjestäjä laskuttaa tämän jälkikäteen, joten huolehdi, ettet aiheuta tarpeettomia kustannuksia.
VAKUUTUKSET
Järjestäjällä on vastuuvakuutus, joka kattaa vakuutusehtojen mukaisesti ne henkilö- tai esinevahingot, joihin vakuutuksenottaja on korvausvastuussa. Vastuuvakuutus ei kata näytteilleasettajan tai sen alihankkijan laitteista, asennuksista tai rakenteista aiheutuvia vahinkoja, joten näytteilleasettajien sekä teknisten palvelujen tarjoajien on hankittava asianmukaiset vastuu- ja muut vakuutukset tapahtuman ajaksi.
YLEISET MÄÄRÄYKSET
Kaikenlainen materiaalin kiinnittäminen tapahtuma-alueen rakennuksiin, kattoihin, pylväisiin tai seinäelementteihin on ehdottomasti kielletty. Näytteilleasettaja tai tekninen palvelujen tarjoaja on täysin vastuussa mahdollisista vahingoista, jotka aiheutuvat näistä kiinnityksistä tapahtumapaikan rakennuksille tai tapahtuman asiakkaille. Poikkeaminen näistä määräyksistä ilman järjestäjän suostumusta voi johtaa osaston sulkemiseen tai aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yksimiehisessä välimiesoikeudessa, jonka osapuolet ovat sopineet, tai ellei näin ole, sovelletaan Vantaan kaupungin lainsäädäntöä.
FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää oikeuden peruuttaa tapahtuman tai siirtää se toiseen ajankohtaan tai paikkaan, jos se ei voi toteutua suunnitellusti ylivoimaisten esteiden vuoksi. Jos tapahtuma ei voi järjestämisestä johtuen toteutua viranomaismääräyksistä tai muista järjestäjän hallinnan ulkopuolisista esteistä, korvausvelvollisuutta ei ole.
Tervetuloa!