1NÄYTTELYTOIMISTO JA RAKENTAMINEN
Näyttelytoimisto avataan ja näyttelyn rakentaminen alkaa perjantaina 27. syyskuuta 2024 klo 10.00.

TAPAHTUMAPAIKKA JA AUKIOLOAJAT
Loimua Areena, Härkätie 17 B, 13130 Hämeenlinna
Rakentaminen tapahtuu perjantaina 27. syyskuuta klo 10.00–21.00. Ajoneuvojen tulee olla sisällä viimeistään klo 20.00 mennessä, ja osastojen on oltava valmiit perjantaina klo 21.00 mennessä.
Näytteilleasettajat pääsevät tapahtumaan lauantaina klo 8.00 alkaen ja sunnuntaina klo 9.00 alkaen.
Tapahtuma on avoinna lauantaina 28. syyskuuta klo 10.00–18.00 ja sunnuntaina klo 10.00–16.00.

Lauantaina järjestetään cruising, joka starttaa Areenan harrasteparkki-alueelta klo 18.30.

Tapahtuman osallistumisehdot

Lähettämällä sähköisen osastovarauksen ja saatuasi paikan vahvistuksen, sitoudut osallistumaan tapahtumaan ja noudattamaan näitä osallistumisehtoja, paikan järjestyssääntöjä sekä muita annettuja ohjeita. Järjestäjällä on oikeus muuttaa osaston kokoa enintään 10 % tai muuttaa osaston sijaintia, jos tapahtuman sijoitus muuttuu alkuperäisestä suunnitelmasta. Järjestäjä pyrkii ilmoittamaan mahdollisista muutoksista osallistujille mahdollisimman pian. Näistä muutoksista ei makseta korvausta.

Yleiset ehdot:

• Näytteilleasettaja ei saa luovuttaa tai jälleenmyydä osastoaan kolmansille osapuolille. Paikkavaraus koskee vain yhtä yritystä per varaus. Yhteisosastoille tulevien on otettava erikseen yhteyttä järjestäjään.
• Tapahtumassa sallitaan alan tavaroiden ja palveluiden vähittäismyynti, ja tämä oikeus lunastetaan maksamalla ilmoittautumismaksu.
• Ruokamyynti, maistatukset sekä juoma- tai alkoholianniskelu ovat kiellettyjä ilman erillistä lupaa.
• Toimijoilla, jotka eivät ole ilmoittautuneet näytteilleasettajiksi, ei ole lupaa tehdä markkinointia tai jakaa markkinointimateriaalia tapahtuman aikana.

Esteettömyys:

Tapahtumapaikalla on esteetön pääsy, ja tarvittaessa järjestämme erityispalveluita liikuntarajoitteisille tai kuulovammaisille osallistujille. Paikanpäällä voi kuitenkin olla paikoin esim. tilapäisiin sähkövetoihin tehtyjä siltoja, jotka saattavat olla kulun esteenä.

Ympäristöystävällisyys:

Pyrimme vähentämään tapahtuman ympäristövaikutuksia esimerkiksi kierrätyksen, jätteen minimoinnin ja kestävien materiaalien käytön avulla.

Tietosuoja:

Käsittelemme osallistujien yhteystietoja huolellisesti ja säilytämme niitä turvallisesti. Osallistujilla on oikeus pyytää tietojensa poistamista.

Maksuehdot:

Osasto varmistuu, kun näytteilleasettaja saa sähköpostivahvistuksen varauksesta. Paikkavaraus astuu voimaan seitsemän (7) päivää vastaanotetun paikkavahvistuksen jälkeen ja on sen jälkeen sitova. Mikäli tapahtumaan on 7 tai alle päiviä, paikka katsotaan vahvistetuksi välittömästi vahvistuksen yhteydessä. Osasto on kokonaisuudessaan vahvistettu, kun näytteilleasettaja on maksanut paikkavarauksen. Tilausvahvistuksen mukaiset maksut suoritetaan järjestäjän ilmoittamien maksuehtojen mukaisesti. Osaston ja tilattujen tuotteiden tulee olla maksettuina ennen tapahtuman alkua.

Peruutusehdot:

Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa paikkansa maksutta seitsemän (7) arkipäivän sisällä tapahtumajärjestäjän lähettämästä vahvistuksesta. Järjestäjä vahvistaa peruutuksen aina kirjallisesti. Jos peruutus tai osaston pienentäminen tehdään tämän jälkeen, näytteilleasettaja on velvollinen maksamaan jo erääntyneet maksut. Peruutus on tehtävä sähköisesti tai kirjallisesti tapahtuman järjestäjälle. Puhelimitse tehtyjä peruutuksia ei oteta vastaan. Ennen kesäkuun 15. päivää tehdyistä peruutuksista peritään 50 % vahvistetusta hinnasta. Kesäkuun 16. päivän jälkeen tehdyistä peruutuksista järjestäjällä on oikeus periä osallistumismaksut täysimääräisinä. Mikäli peruutus tapahtuu, osastopaikka vapautuu järjestäjälle uudelleen vuokrattavaksi tai käytettäväksi.

Kulkuluvat:

Näytteilleasettajat saavat näytteilleasettajapassit käyttöönsä viikonlopun ajaksi. Osaston koon mukaan jaettava määrä kulkulupia jaetaan paikan päällä rakentelun yhteydessä tapahtuman INFO-pisteeltä. Rakentajapassi oikeuttaa rakenteluun perjantaina. Osastojen purkajat pääsevät tapahtumaan heti kun näyttely on sulkeutunut.

Sähkötyöt:

Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja tilaa osastollaan tarvitsemansa sähkövirran sekä tarvittavat asennustyöt. Järjestäjä ei vastaa sähkökatkoksesta aiheutuneista vahingoista eikä näytteilleasettajan tuomista sähkötuotteiden mahdollisista vioista ja niiden aiheuttamista vahingoista. Näytteilleasettajalla ei ole lupaa tehdä sähkötöitä tai kytkeä sähköjä itse.

Paloturvallisuus:

Jos osastolle tulee teltta tai siihen rinnastettava katos, se on varustettava palovaroittimella ja 6 kg alkusammutuspullolla. Mikäli osastolla on ajoneuvo, on siitä irrotettava akkunavat tapahtuman ajaksi, ja polttoainetankissa tulee olla mahdollisimman vähän polttoainetta. Avaimet on myös otettava virtalukosta tapahtuman ajaksi.

Vartiointi:

Järjestäjä vastaa yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella, mutta ei vastaa näytteilleasettajan tavaroiden tai rakenteiden vioittumisesta tai katoamisesta. Näyttelyyn liittyvien tavaroiden tai esitteiden vastaanottamisesta ja kuittaamisesta näyttelyalueelle vastaa aina näytteilleasettaja.

Vakuutukset:

Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, josta vakuutusehtojen mukaisesti korvataan järjestäjän toiminnasta aiheutuneet henkilö- ja esinevahingot, joista vakuutuksenottaja on korvausvastuussa. Näytteilleasettajan tai sen alihankkijan laitteista, asennuksesta tai rakenteista aiheutuvia vahinkoja järjestäjän vastuuvakuutus ei korvaa. Näytteilleasettajien sekä osaston teknisten ratkaisujen toimittajien on hankittava asianmukaiset vastuu- ja muut vakuutukset tapahtuman ajaksi. Osaston rakentajilla tulee olla voimassaoleva vastuuvakuutus, joka on pyydettäessä esitettävä.

Yleiset määräykset:

Kaikenlainen kiinnittäminen tapahtuma-alueen rakennuksiin tai hallien katto-, pilari- tai seinärakenteisiin on ehdottomasti kielletty. Näytteilleasettaja tai teknisten ratkaisujen toimittaja on täysin vastuussa aiheuttamastaan vahingosta tapahtumapaikan rakennuksille tai tapahtuman asiakkaille. Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän suostumusta voi johtaa osaston sulkemiseen tai merkittäviin lisäkustannuksiin. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, jonka osapuolet sopivat. Elleivät osapuolet sovi toisin, sopimus- ja lainsäädäntöpaikkana pidetään Vantaan kaupunkia.

Force Majeure:

Järjestäjä pidättää oikeuden peruuttaa tai siirtää tapahtuman toiseen ajankohtaan tai paikkaan, mikäli se ei ole mahdollista voittamattomien esteiden vuoksi. Mikäli tapahtuma joudutaan perumaan odottamattomasta tilanteesta johtuen tai tapahtumaa ei voida järjestää viranomaisten määräyksestä tai muusta järjestäjälle ylivoimaisesta esteestä johtuen, järjestäjällä ei ole korvausvelvollisuutta. Jos tapahtuma siirretään, osallistujille annetaan mahdollisuus peruuttaa osallistuminen ilman kuluja, mikäli uusi ajankohta tai paikka ei ole sopiva.