Osallistumisehdot
Lähettämällä sähköisen osastovarauksen ja paikan vahvistuksen saatuaan näytteilleasettaja sitoutuu osallistumaan tapahtumaan ja noudattamaan yleisiä osallistumisehtoja, paikan järjestyssääntöjä sekä näiden täydennykseksi laadittuja muita ohjeita. Järjestäjällä on oikeus lisätä tai vähentää näytteilleasettajan varaamaa osasto kokoa enintään 10 % tai muuttaa osaston sijaintia, jos tapahtuman sijoitus muuttuu alkuperäisestä suunnitelmasta ilman erillistä korvausta tai lisämaksua.
YLEISET EHDOT
Näytteilleasettajalla ei ole lupaa luovuttaa tai jälleenmyydä osastoaan kolmannelle osapuolelle. Paikkavaraus koskee vain yhtä yritystä per varaus. Yhteisosastolla tapahtumaan tulevien pyydetään ottamaan erikseen yhteyttä järjestäjään. Tapahtumassa on sallittu alan tavaroiden ja palveluiden vähittäismyynti. Yritys lunastaa tämän myyntioikeuden suorittamalla ilmoittautumismaksun. Ruoka, maistatus, juoma- tai alkoholianniskelu on kielletty ilman erillistä lupaa. Yrityksen tai toimijan, joka ei ole ilmoittautunut näytteilleasettajaksi ei ole lupaa tehdä markkinointia ja jakaa markkinointimateriaalia.
MAKSUEHDOT
Ilmoittajan osasto on varattu kun varauksen tehnyt näytteilleasettaja saa vahvistuksen sähköpostiinsa. Paikkavaraus astuu voimaan 7 vrk kuluttua vastaanotetusta paikkavahvistuksesta ja on sen jälkeen sitova. Osasto on kokonaan vahvistettu, kun näytteilleasettaja on maksanut paikkavarauksen. Tilausvahvistuksen mukaiset maksut suoritetaan järjestäjän tilausvahvistuksessa ilmoittamien maksuehtojen mukaisesti. Osasto ja tilatut tuotteet tulee olla maksettuina ennen tapahtuman alkua.
PERUUTUSEHDOT
Mikäli yritys on omalla päätöksellään peruuttanut osallistumisen, sovelletaan tapahtuman peruutusehtoja. Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa paikkansa maksutta 7 (seitsemän) arkipäivän sisällä tapahtumajärjestäjän lähettämästä vahvistuksesta. Jos peruutus tai osaton pienentäminen tehdään tämän jälkeen, on näytteilleasettaja tällöin kuitenkin velvollinen maksamaan jo erääntyneet maksut. Peruutus on tehtävä sähköisesti tai kirjallisesti tapahtuman järjestäjälle. Puhelimitse tehtäviä peruutuksia ei oteta vastaan. Ennen kesäkuun 15. mennessä tehdyistä peruutuksista peritään 50% vahvistetusta hinnasta. Kesäkuun 16. päivän jälkeen tehtävissä peruutuksissa on Järjestäjällä oikeus periä osallistumismaksut täysimääräisinä. Peruutuksen sattuessa osastopaikka vapautuu järjestäjälle uudelleen vuokrattavaksi tai muuten käytettäväksi.
KULKULUVAT
Näytteilleasettajat saavat näytteilleasettajapassit käyttöönsä viikonlopun ajaksi. Osastoille jaettavat kulkuluvat menevät osastojen neliöiden mukaan ja ne jaetaan paikanpäällä, rakentelun yhteydessä tapahtuman INFO-pisteeltä. Rakentajapassi oikeuttaa rakentelu päivään perjantaina. Osastojen purkajat pääsevät tapahtumaan sunnuntaina heti kun näyttely on sulkeutunut.
Lisäinfoa tulee näytteilleasettajille paikkavahvistuksen jälkeen sekä ennen tapahtumaa.
SÄHKÖTYÖT
Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja tilaa osastollaan tarvitsemansa sähkövirran samoin kuin tarpeelliset asennustyöt. Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen aiheuttamista vahingoista eikä näytteilleasettajan tuomista sähkötuotteiden mahdollisista vioista ja niiden aiheuttamista vahingoista. Näytteilleasettajalla ei ole lupaa tehdä sähkötöitä tai kytkeä sähköjä.
PALOTURVALLISUUS
Mikäli osastolle tulee teltta tai siihen rinnastettavissa oleva katos, on se varustettava palovaroittimella ja alkusammutuspullolla. Suosittelemme sisätilaan hiilidioksidisammutinta, joka soveltuu hyvin neste-, ja sähköpalojen sammuttamiseen, eikä sotke ympäristöä. Autoista on irrotettava akkunavat tapahtuman ajaksi ja polttoainetankissa tulee olla mahdollisimman vähän polttoainetta.
VARTIOINTI
Järjestäjä vastaa yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella, mutta ei näytteilleasettajan tavaroiden tai rakenteiden vioittumisesta tai katoamisesta. Näyttelyyn liittyvien tavaroiden tai esitteiden vastaanottamisesta ja kuittaamisesta näyttelyalueelle vastaa aina näytteilleasettaja.
VAKUUTUKSET
Järjestäjällä on toiminnan vastuuvakuutus, josta vakuutusehtojen mukaisesti korvataan järjestäjän toiminnasta aiheutuneet henkilö- ja esinevahingot, johon vakuutuksenottaja on korvausvastuussa. Näytteilleasettajan tai sen alihankkijan laitteista, asennuksesta tai rakenteista aiheutuvia vahinkoja järjestäjän vastuuvakuutus ei korvaa. Näytteilleasettajien sekä osastolle tekniikka toimittajien on huolehdittava asianmukaiset vastuu- ym. vakuutukset tapahtuman ajaksi. Osastoa rakentamaan tulevilla yrityksillä tulee olla voimassaoleva vastuuvakuutus, joka pyydettäessä on toteen näyttettävä.
YLEISET MÄÄRÄYKSET
Kaikenlainen kiinnittäminen niin tapahtuma-alueen rakennuksiin, kuin hallien katto-, pilari- ja seinärakenteisiin on ehdottomasti kielletty. Näytteilleasettaja tai tekniikantoimittaja on täysin vastuussa messukeskuksen rakennuksille tai tapahtuman asiakkaille aiheuttamastaan vahingosta. Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän suostumusta voi aiheuttaa osaston sulkemisen tai johtaa merkittäviin lisäkustannuksiin. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, jonka osapuolet sopivat, elleivät sovi, sopimus ja lainsäädäntöpaikkana pidetään Vantaan kaupunkia.
FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden tapahtuman peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan tai paikkaan ellei niitä voida voittamattomien esteiden vuoksi toimeenpanna ilmoitettuna aikana. Mikäli tapahtumaa ei voitaisi järjestää viranomaisten määräyksestä tai muusta järjestäjälle ylivoimaisesta esteestä, ei korvausvelvollisuus ole voimassa.
Tervetuloa!